Nieuw beleid

Ontwikkelingen team Belastingen
De huidige belastingensoftware bereikt de komende jaren het einde van de contractperiode. Om de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening te borgen, starten wij in 2026 een aanbestedingstraject voor vervangende software. De ingebruikname van het nieuwe systeem staat gepland voor 2027.

Deze migratie zien wij als een kans om onze belastingprocessen verder te digitaliseren en te optimaliseren. Wij richten ons op:

• Toekomstbestendigheid door flexibiliteit bij veranderende wet- en regelgeving en nieuwe technologische ontwikkelingen, zoals AI;
• Verdere professionalisering en verbetering van onze datakwaliteit, werkvoorraad en dashboards;
• Verbeterde integratie met andere gemeentelijke processen (Basisregistratie Adressen en Gebouwen en Basisregistratie Topografie) en landelijke voorzieningen, zoals de Waarderingskamer;
• Verbeterde dienstverlening richting onze inwoners en bedrijven.

Met deze keuzes versterken wij onze dienstverlening en dragen wij bij aan een moderne, digitale overheid.

De financiële consequenties van deze overgang zijn op dit moment nog niet bekend. Zodra hierover meer duidelijkheid is, nemen wij dit op in onze bestuursrapportages.

Centraal budget Inkoop
Binnen MijnGemeenteDichtbij is momenteel geen centraal budget beschikbaar voor inkoopactiviteiten. Wanneer Inkoop kosten maakt die niet rechtstreeks samenhangen met specifieke aanbestedings- of inkooptrajecten, of die buiten de reguliere dienstverlening van Bizob vallen, moet hiervoor steeds ad hoc budget worden gezocht of aangevraagd. Dit leidt tot afhankelijkheid van andere budgetten en extra besluitvorming, wat versnippering en onduidelijkheid veroorzaakt over welke kosten centraal door Inkoop worden gemaakt.

Met één centraal budget ontstaat duidelijke verantwoordelijkheid, meer inzicht in de financiële stromen en betere sturing op de inzet van middelen. Dit draagt bij aan een professionelere, meer uniforme inrichting van Inkoop en maakt het mogelijk sneller en wendbaarder te handelen, met minder doorlooptijd.

Daarom wordt voorgesteld een nieuw centraal inkoopbudget van structureel € 50.000 beschikbaar te stellen, onder beheer van de teammanager Staf en Ondersteuning. Dit budget kan onder andere worden ingezet voor:

• Standaardisatie en actualisatie van inkoop- en contractformats;
• Communicatiemateriaal voor (internal) branding van inkoop (handleidingen, intranet, digitale content);
• Kosten voor audits, interne reviews en/of externe toetsingen;
• Inkopen van e-learnings/opleidingen/cursussen/workshops (bijv. NEVI, Europese aanbestedingen, contractmanagement);
• Deelname aan (landelijke) kennisnetwerken, events, trainingen;
• Tijdelijke inzet van aanbestedingsexperts bij piekbelasting;
• Inzetten van adviesbureaus voor marktconsultaties, risicoanalyses of specialistisch onderzoek.

Interne communicatie
Bij MijnGemeenteDichtbij is in het verleden gekozen om niet te werken met interne communicatieadviseurs. Deze is dan ook niet in de formatie opgenomen. Al onze communicatie ondersteuning gaat naar externe vraagstukken voor beide gemeenten. De vraag naar interne communicatie in de organisatie is echter fors. Denk daarbij aan ondersteuning bij het borgen van het bedrijfsplan “SamenDichtbij”, het ondersteunen bij het uitvoeringsplan dienstverlening, ondersteuning bij de huisstijl, ondersteuning bij allerhande projecten zoals Huisvesting, migratie personeelsadministratie, LEO, ondersteuning bij interne vensteractiviteiten en gemeenschappelijke bijeenkomsten. Omdat op te kunnen vangen wordt uitbreiding gevraagd op het team communicatie met 1 formatieplaats adviseur communicatie schaal 10. De kosten hiervan zijn € 111.000 inclusief overhead en deze kosten vangen we op uit de bestaande begroting.

Formatie Subsidiebureau
In 2026 wordt een projectopdracht uitgevoerd voor de ontwikkeling en de implementatie van een subsidiebureau. Dit subsidiebureau wordt de centrale plek waar de alle subsidies van beide gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel worden gemonitord en verwerkt. Het bureau vervult een adviserende, controlerende en ondersteunende rol in het subsidieverleningsproces en zorgt voor een efficiënte, transparante en uniforme werkwijze. Het subsidiebureau fungeert ook als centrale plek voor inwoners en/of organisaties als het over subsidies gaat.

Met de ontwikkeling en implementatie van het subsidiebureau worden aanbevelingen van de accountant en Rekenkamer Boxtel opgevolgd door het ontwerpen van een helder en transparant werkproces en een centrale aansturing van het volledige subsidielandschap.

Voor de bezetting van het subsidiebureau wordt een verhoging in fte en functieschaal voorzien. Het subsidiebureau wordt geschat op 0,9 fte ondersteuning en monitoring en 0,8 fte monitoring en advisering. De functies moeten nog nader omschreven en gewogen worden.

Het gaat hierbij om een structurele inzet van fte. Het subsidiebureau gaat de werkdruk bij beleidsadviseurs verlichten als het gaat om de werkzaamheden rondom subsidies. De ondersteuning en coördinerende werkzaamheden door het subsidiebureau, zorgen daarnaast voor een meer tevreden inwoner op gebied van subsidies en goede verantwoording van de geldstromen ten behoeve van de financiële rapportages.