Rechtmatigheidsverantwoording

Vanaf 2023 moet het Dagelijks Bestuur in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording opnemen, waarin wordt aangegeven of financiële handelingen volgens de geldende regels zijn uitgevoerd. Deze verantwoording is gebaseerd op de Kadernota rechtmatigheid 2025, de financiële verordening en het controleprotocol rechtmatigheid.

In de paragraaf Bedrijfsvoering worden de bevindingen groter dan € 100.000 en de genomen maatregelen toegelicht; de rechtmatigheidsverantwoording zelf staat in de jaarrekening. De accountant beoordeelt de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording en rapporteert daarover in het accountantsverslag.

Bij de jaarrekeningen 2023 en 2024 ontstonden onduidelijkheden in de kadernota rechtmatigheid, vooral rond begrotingsrechtmatigheid. In april 2025 is de regelgeving definitief vastgesteld. Deze wijzigingen beïnvloeden de grondslag, verantwoordingsgrens vanaf boekjaar 2025.

Daarom zijn de financiële verordening en het controleprotocol in december 2025 aangepast. Vanaf 2025 geldt een verantwoordingsgrens van maximaal 2% (voorheen 3%).

De rechtmatigheidsverantwoording bevat drie criteria:

Begrotingscriterium: Uitgaven en inkomsten moeten binnen de vastgestelde begroting blijven. Over- of onderschrijdingen worden beoordeeld. Dit is belangrijk omdat alle overschrijdingen van lasten of investeringen in principe onrechtmatig zijn: het Dagelijks Bestuur besteedt dan meer geld dan het Algemeen Bestuur heeft goedgekeurd. Onder bepaalde voorwaarden kan dit echter acceptabel zijn, bijvoorbeeld wanneer er extra inkomsten tegenover staan die de afwijking dekken. Daarnaast zijn alle onderschrijdingen van lasten of investeringen én alle afwijkingen van baten groter dan €100.000 in beginsel rechtmatig tenzij deze niet tijdig zijn gemeld aan het Algemeen Bestuur. Met tijdige melding had het Algemeen Bestuur mogelijk andere keuzes kunnen maken. ‘Tijdig’ betekent dat de afwijking wordt gerapporteerd zodra deze duidelijk is, in de eerstvolgende verantwoordingsrapportage binnen de P&C‑cyclus: vóór 1 september in de bestuursrapportage, na 1 september in de jaarrekening
Voorwaardencriterium: De GR moet zich aan wet- en regelgeving houden, zoals de Europese aanbestedingswetgeving.
Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium: Er moet goed gecontroleerd worden om misbruik van regelingen te voorkomen.

Conclusie rechtmatigheid

De totaal vastgestelde onrechtmatigheden bedragen € 859.743 (betreffende het begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het M&O‑criterium). Dit bedrag bestaat voornamelijk uit onderschrijdingen op uitgaven waarbij achteraf niet is vast te stellen of deze tijdig aan het Algemeen Bestuur zijn gemeld. Het totaal aan onrechtmatigheden blijft daarmee onder de verantwoordingsgrens van € 1.318.570.

Hieronder worden per criterium de onrechtmatigheden (niet acceptabel) en de genomen maatregelen groter dan de rapportagegrens van € 100.000 toegelicht.

Begrotingscriterium

Het begrotingscriterium is getoetst zoals het Algemeen Bestuur heeft bepaald in de aangepaste financiële verordening en het controleprotocol rechtmatigheid.

Conclusie: Er zijn begrotingsonrechtmatigheden aangetroffen op de onderschrijdingen van de uitgaven. In totaal is dit een bedrag van € 859.743, hiervan is € 5.272 acceptabel en € 854.471 niet acceptabel.

Bevindingen: Deze onderschrijdingen op de uitgaven worden als onrechtmatig beschouwd, omdat achteraf niet kan worden vastgesteld wanneer ze zijn ontstaan en/of of ze tijdig aan het Algemeen Bestuur zijn gerapporteerd.

Onderschrijding van de personeelslasten € 600K. Personeel is de grootste kostenpost binnen MGD. Het Algemeen Management Team (AMT) stuurt gedurende het jaar op deze uitgaven. In september is een prognose van de personeelskosten over 2025 aan het AMT voorgelegd. De personeelskosten bestaan uit drie onderdelen: geraamde salarissen, inhuur en inkoop van verlofdagen. Deze onderdelen beïnvloeden elkaar, waardoor verschuivingen tussen salaris, inhuur en verlofinkoop lastig exact zijn te voorspellen. In de septemberrapportage werd een verwachte onderschrijding van circa € 600.000 opgenomen. Het dagelijks bestuur is hierover geïnformeerd. Deze onderschrijding is echter niet duidelijk verwerkt in de tweede bestuursrapportage, waardoor het algemeen bestuur niet tijdig op de hoogte is gebracht. Hoewel hiermee sprake is van onrechtmatigheid, blijft het financiële effect beperkt: € 600K op een totale begroting van € 50.000K bedraagt slechts 1% van het budget.
Bij de tweede bestuursrapportage zijn de budgetten en de bijbehorende onder- en overschrijdingen beoordeeld door de budgetbeheerders samen met de financieel consulenten. Voor de budgetten voor opleiding (122K) en energie (132K) is achteraf op basis van de gespreksnotities, niet vast te stellen of de onderschrijdingen op tijd zijn gemeld. Daarnaast worden opleidingsverplichtingen door (team)managers en/of teams rechtstreeks toegekend aan medewerkers. Hoewel het totale opleidingsbudget centraal wordt beheerd, ontbreekt een centraal en compleet overzicht van de aangegane verplichtingen. Hierdoor is tussentijds niet inzichtelijk welke financiële verplichtingen al zijn aangegaan en welkbudget nog beschikbaar is.

Genomen maatregelen.

Onderschrijding van de personeelslasten € 600K Genomen maatregel: Vanaf nu worden de prognoses uit de rapportage Prognose Personeelskosten samengevat en expliciet opgenomen in de tweede bestuursrapportage. De verslagen van het Dagelijks Bestuur vormen een vast agendapunt voor het Algemeen Bestuur. Hierdoor worden afwijkingen tijdig gecommuniceerd richting Algemeen Bestuur.
Onderschrijding opleiding en energie, totaal € 254K Genomen maatregel: Financieel consulenten stellen in het budgetoverleg gerichtere vragen bij grote onderschrijdingen; of er nog verplichtingen na 1 september worden verwacht en leggen deze expliciet vast. Bedragen die niet meer besteed worden vallen vrij bij de 2e bestuursrapportage. Bij opleidingen stemmen de HR business partners regelmatig met de (team)managers af over de opleidingsbehoefte, lopende verplichtingen en verantwoording. In 2026 starten we daarnaast met het implementeren van opleidingsplannen, waardoor in een vroegtijdig stadium hierover inzicht verkregen kan worden. De bevindingen delen zij met de budgetbeheerder van opleidingen. Op basis van deze informatie kan het budget tussentijds aangepast worden.

Voorwaardencriterium

Jaarlijks wordt door het Algemeen Bestuur de relevante wet- en regelgeving met financiële beheershandelingen vastgesteld in het normenkader. Dit normenkader wordt getoetst via verbijzonderde interne controles.

Conclusie: Geen bevindingen.

Misbruik en oneigenlijk gebruik

De beheersmaatregelen om misbruik of eigenlijk gebruik te voorkomen zijn de afgelopen jaren in kaart gebracht voor de processen met een grote financiële omvang en worden getoetst via verbijzonderde interne controles. MijnGemeenteDichtbij heeft nog geen overkoepelende notitie misbruik en oneigenlijk gebruik opgesteld. Dit is gepland in het 1e half jaar van 2026.

Conclusie: Geen bevindingen.

Verantwoording Wet Open Overheid

De Wet open overheid (Woo) heeft als doel de overheid transparanter te maken en zo het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en economische ontwikkeling beter te dienen. In artikel 3.5 (Openbaarheidsparagraaf) van de Wet open overheid (Woo) wordt voorgeschreven dat bestuursorganen in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, in relatie tot de beleidsvoornemens.

De Woo maakt toegang tot publieke informatie expliciet tot een recht van burgers. De Woo voorziet in een opener overheid dan de voorganger, de Wob, bijvoorbeeld door actieve openbaarmaking van verschillende informatiecategorieën verplicht te stellen. De Woo is 1 mei 2022 definitief in werking getreden en wordt gefaseerd uitgerold. De organisatie loopt op schema met betrekking tot de verschillende fases binnen de actieve plicht. Het Rijk maakt per categorie kenbaar vanaf welke datum de organisatie moet voldoen aan de verplichting tot openbaarmaking.
MijnGemeenteDichtbij geeft uitvoering aan de implementatie en borging van de Wet open overheid. Om te voldoen aan de voorwaarden van de Woo zijn in 2025 Woo-implementatiegelden besteed aan:

Het onderhouden van ons publicatieplatform binnen de website van de gemeente Sint-Michielsgestel, gemeente Boxtel en voor MGD;
De migratie van anonimiseersoftware DataMask naar Xxlnc om dossiers zo efficiënt en kwalitatief mogelijk te anonimiseren (volledig in lijn met de AVG-richtlijnen);
Het realiseren van extra vaste formatie voor een tweede dedicated Woo-jurist binnen team Juridische Zaken, die zich volledig focust op voortvarende en efficiënte afhandeling van zaken binnen gestelde termijnen.
Inhuur van personeel t.b.v. projectondersteuning voor het anonimiseren van alle documenten t.b.v. de Woo-verzoeken en voor de honderden documenten welke onder de actieve openbaarmakingsplicht moeten worden gepubliceerd. Daarnaast ondersteuning voor project Grip op Informatie om de informatiehuishouding verder op orde te krijgen.

Kalenderjaar 2023: 76 Woo-verzoeken (Boxtel; 41, SMG; 35)
Kalenderjaar 2024: 92 Woo-verzoeken (Boxtel; 63, SMG; 29)
Kalenderjaar 2025: 82 Woo-verzoeken (Boxtel 40, SMG 42)

Deze aantallen hebben enkel betrekking op de passieve Woo-verzoeken. Onder de actieve openbaarmakingsplicht moet informatie openbaar worden gemaakt voor 17 informatiecategorieën. De verantwoordelijkheid hiervoor berust bij de betrokken vakafdelingen.